会社員が引っ越すときは、住民票を移しただけで勤務先の人事情報、健康保険組合の登録、書類の送付先まで必ず同時に変わるとは限りません。
結論は、転居日と新住所を住民票どおりに整理し、本人と被扶養者それぞれについて、勤務先の人事・総務または健康保険担当へ届出要否と社内期限を確認することです。
マイナンバー連携により公的届出を省略できる場合でも、会社の給与、通勤、税、福利厚生、健康保険組合の送付先まで省略できるとは決めつけません。
加入先が協会けんぽか健康保険組合か、本人と家族が同居か別居か、退職後の任意継続かで手順が変わるため、全国共通の一枚の届出だけで終わると考えないようにします。
本人の住所変更は住民票異動後に勤務先の担当窓口へ確認する
最初に住民票の住所異動を行い、転居日、新旧住所、郵便番号、世帯の動きを控えます。
次に勤務先の人事・総務へ、本人の住所変更、通勤経路、給与・年末調整、社会保険登録を一度に確認します。
健康保険法施行規則は、被保険者が住所を変更したときは速やかに変更後住所を事業主へ申し出ることを基本とし、情報連携などによる例外も定めています。
現在の条文はe-Gov法令検索の健康保険法施行規則で確認できます。
会社には、転居日、住民票住所、実際の居所、郵送物の送付先、被扶養者も移るかを分けて伝えます。
テレワークや単身赴任で住民票と居所が異なる場合は、どちらを登録するかを自己判断せず、勤務先と保険者へ確認します。
厚生年金の住所情報がマイナンバーと結び付いて届出不要となるケースでも、会社内の住所変更申請は別に必要なことがあります。
国民健康保険から会社の健康保険へ切り替える記事ではないため、退職・就職が同時にある場合は国民健康保険の転出入手続きも確認します。
国民年金第1号の住所変更と会社員の厚生年金は窓口が異なるため、国民年金の住所変更と混同しません。
提出後は、受付日、担当部署、追加書類、登録反映予定、資格情報のお知らせ等の送付先をメモします。
被扶養者の別居・送付先・任意継続を本人と分けて確認する
被扶養者がいる場合は、本人と同じ住所へ移る人、旧住所へ残る人、進学や単身赴任で別居する人に分けます。
被扶養者の住所は本人の変更と自動連動しない運用もあるため、家族の氏名、続柄、新住所、転居日を勤務先の様式へ記入します。
厚生労働省の被扶養者異動届の記入案内は、住所と同居・別居の区分を確認する様式を示しています。
別居によって扶養認定の確認資料が必要になるかは、続柄、生活費の負担、送金、保険者の運用で異なります。
学生の一人暮らし、介護施設への入居、海外転居などは、在学、住民票、送金、国内居住要件の確認が必要になることがあるため、転居前に保険者へ相談します。
資格確認書や保険者からの通知を紙で受け取る人は、旧住所へ届かないよう送付先と郵便転送の開始日を確認します。
退職後の任意継続被保険者は勤務先ではなく保険者へ直接届ける場合があるため、保険証等に記載された窓口を確認します。
引っ越し直後に受診予定がある場合は、住所変更処理中の資格確認方法を保険者と医療機関へ事前に聞きます。
手続き表には、本人、被扶養者、届出先、様式名、提出日、反映予定、送付先、次回受診日を並べると漏れを防げます。
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まとめ
住民票異動後、会社の人事・総務へ本人の新住所と転居日を届けます。
公的届出を省略できても、社内情報や保険者の送付先が自動更新されるとは限りません。
被扶養者は同居・別居・進学・施設入居などの状況を本人と分けて伝えます。
加入先と勤務先の様式を確認し、受付日と反映予定を記録しましょう。
